Système de gestion des documents
De nombreuses organisations utilisent des systèmes ERP ou CRM pour le stockage de documents, mais ne bénéficient pas de la puissance d'un véritable système de gestion documentaire (DMS). Un système qui apporte une structure, offre un contrôle et permet l'automatisation des processus documentaires. Sans gestion documentaire professionnelle, les données se dispersent, la gestion de l'information devient confuse et le risque de non-conformité augmente.
Grâce au système de gestion documentaire de OneXillium, vous maîtrisez l'ensemble de vos informations. Gestion centralisée, stockage sécurisé et automatisation complète. Prêt pour un traitement intelligent des documents et une collaboration efficace.
De la gestion documentaire à la gestion de l'information d'entreprise
Un système de gestion documentaire (DMS) traditionnel stocke les documents et permet de les retrouver, mais il manque de structure, de liens avec les processus et de visibilité. Les informations restent isolées et difficiles à partager, ce qui entrave la collaboration et la prise de décision.
La gestion de l'information d'entreprise (EIM) va plus loin. Les informations sont mises à disposition de manière centralisée, gérées de façon structurée et utilisées de manière ciblée — pour la collaboration, la prise de décision et la conformité.
Un système de gestion documentaire adapté à chaque secteur
OneXillium x Offices d'habitation
Des dossiers relatifs à la qualité de vie aux projets d'entretien : grâce à un système centralisé de gestion documentaire, la société de logement social dispose en permanence d'une vue d'ensemble à jour et complète des locataires et de leur cadre de vie. Les informations sont faciles à retrouver, les décisions sont mieux étayées et les délais de suppression, la conformité au RGPD et l'archivage sont garantis de manière vérifiable.
Découvrez les témoignages de réussite de ces clients
OneXillium x Services financiers
Dans le secteur financier, la dispersion des informations constitue un risque pour la conformité et la sécurité. Le système de gestion documentaire centralise les dossiers clients et les documents au sein d’un environnement unique et contrôlé. Une gestion flexible des droits d’accès, une piste d’audit complète et une gestion de l’information conforme au RGPD garantissent la transparence et permettent de passer sans encombre les audits et les inspections.
Découvrez les témoignages de réussite de ces clients
OneXillium x Commerce & Industrie
Regroupez tous les documents relatifs à une commande, une livraison ou une intervention dans un système centralisé de gestion documentaire. Du premier devis au bon d'intervention signé : toutes les informations sont regroupées de manière claire, avec une gestion des versions, des droits d'accès et la possibilité de savoir qui a fait quoi et quand. Vous travaillez ainsi à partir d'une source unique et fiable, vous réduisez le risque d'erreurs et vous répondez sans difficulté aux exigences de traçabilité et aux audits.
Découvrez les témoignages de réussite de ces clients
Avantages pour votre organisation
Une stratégie pour réduire le temps consacré à la recherche, diminuer les risques et améliorer la prise de décision
Les informations numériques sont-elles dispersées au sein de votre organisation ? Ce livre blanc vous explique comment reprendre le contrôle grâce à l'automatisation des documents et à la gestion de l'information d'entreprise (EIM). Les sources d'information sont reliées en toute sécurité, les processus gagnent en efficacité et les décisions sont mieux étayées.
Foire aux questions sur la gestion documentaire
Nos spécialistes ont rassemblé pour vous une série de questions fréquemment posées. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous.
Oui. La solution est évolutive, flexible et entièrement conforme au RGPD. Grâce aux mises à jour automatiques, aux droits d'audit et à la portabilité des données, vous êtes paré pour l'avenir.
Gain de temps, réduction des erreurs et augmentation de la productivité. L'archivage automatique, une meilleure collaboration et la réduction des recherches permettent de réduire à la fois les risques et les coûts.
La solution est intuitive et facile à prendre en main. Grâce à des flux de travail intelligents et à un accompagnement sur mesure, son adoption se fait en toute simplicité : de l'intégration à l'utilisation quotidienne.
La solution EIM s'intègre à plus de 100 systèmes : ERP, CRM, Outlook, SharePoint, AFAS, Exact, Visma et bien d'autres encore. La gestion de l'information s'intègre ainsi naturellement à vos processus quotidiens.
WoodWing Xtendis est hébergé dans des centres de données néerlandais et est conforme aux normes ISO 27001 et ISAE 3402. Les informations sont stockées sous forme cryptée et protégées par un système de gestion des accès, la journalisation et l'authentification à deux facteurs (2FA). Vous êtes ainsi en conformité avec le RGPD.
Un système de gestion documentaire (DMS) gère les documents. L'EIM va plus loin : il prend en charge l'ensemble du processus d'information, depuis la réception jusqu'à la conservation sécurisée, le traitement et le partage des documents et des données. Idéal pour la conformité, la prise de décision et la collaboration.
Prêt pour une gestion stratégique de l'information qui fonctionne ?
OneXillium aide les organisations à maîtriser leurs informations. De la gestion des documents à l'architecture complète de l'information. Commencez modestement ou transformez l'ensemble de votre organisation. Le conseil, la mise en œuvre et l'assistance sont adaptés à votre stratégie et à la sécurité de l'information.
Une technologie éprouvée pour une gestion de l'information sûre et tournée vers l'avenir
Pour nos solutions de gestion documentaire et de gestion de l’information d’entreprise, nous utilisons la plateforme WoodWing Xtendis. Cette technologie constitue, pour de nombreuses organisations, une base solide pour une gestion de l’information sécurisée, évolutive et conforme. Prête à répondre aux exigences d’aujourd’hui et de demain.
La sécurité de l'information intégrée à chaque niveau de la gestion documentaire
Un partenaire fiable
Le système DMS est hébergé dans des centres de données néerlandais certifiés ISO, dotés de systèmes de chiffrement, de sauvegardes et de redondance. La conformité, la sécurité des informations et la disponibilité sont ainsi garanties, même en cas de sinistre ou de renforcement de la réglementation.
Les logiciels comme couche de sécurité
Les droits d'accès, la journalisation et l'authentification à deux facteurs (2FA) protègent les documents contre tout accès ou toute modification non autorisés. La gestion des informations est sécurisée de manière vérifiable.
Une sécurité à long terme
Les informations restent accessibles, transférables et vérifiables. Grâce aux contrats de sous-traitance, à la portabilité des données et aux droits d’audit, vous répondez aux exigences d’aujourd’hui et de demain.
Vous souhaitez en savoir plus sur les services gérés ?
Cela correspond-il à votre situation ? Souhaitez-vous en savoir plus sur la manière d'optimiser, de rendre plus durables et de sécuriser vos processus d'impression et de numérisation ? Contactez-nous et laissez nos spécialistes vous aider à mettre en place ces processus de manière à ce qu'ils soient prêts pour l'avenir.