Services pour un lieu de travail intelligent
Le fonctionnement du monde est en pleine mutation. Qu'il s'agisse ou non d'une nouvelle révolution industrielle, comparable à celle de la machine à vapeur, une chose est sûre : ces tendances entraîneront des évolutions passionnantes sur le lieu de travail. Comment réagissez-vous à ces changements dans votre secteur d'activité ? Comment préparez-vous votre entreprise à l'avenir ? Comment rendez-vous votre lieu de travail plus intelligent, et pourquoi ?
Votre PME est-elle un lieu de travail intelligent ?
Le travail en mouvement
Concrètement, nous observons dans le monde des affaires des évolutions importantes dans trois domaines :
- Technologie : Les appareils connectés et l'Internet des objets seront omniprésents d'ici quelques années. Grâce aux tablettes, aux smartphones et au cloud, les employés ne travaillent plus avec des documents (papier), mais plutôt avec des applications numériques. Parallèlement, cette numérisation croissante suscite des inquiétudes grandissantes en matière de sécurité en ligne.
- Démographie : d’ici 2025, les « milléniaux » représenteront les trois quarts des salariés. Ces « natifs du numérique » travaillent et consomment l’information d’une manière très différente de celle des générations précédentes, qui sont encore présentes sur le lieu de travail. Vos salariés s’attendent à pouvoir communiquer, imprimer et consulter des informations à tout moment, en tout lieu et depuis n’importe quel appareil.
- Mode de travail : d’ici 2025, on s’attend à ce que la moitié du personnel travaille à distance. Parallèlement, les entreprises réduiront leur surface de bureaux, faciliteront le travail à distance et limiteront leurs dépenses informatiques. Il existe donc un besoin croissant d’infrastructures permettant de collaborer facilement à distance.
Il est donc essentiel pour les entrepreneurs de « suivre » ces évolutions. Par où commencer ? En rendant votre lieu de travail plus intelligent.
Qu'est-ce qu'un espace de travail intelligent ?
Un espace de travail intelligent répond aux trois tendances mentionnées ci-dessus. Tout d’abord, il permet à vos collaborateurs de travailler efficacement (en mode mobile) grâce à des applications conviviales et à des processus automatisés. Les appareils, les données et les documents de votre environnement de travail numérique sont sécurisés selon des normes strictes. Enfin, les installations de votre PME sont utilisées de manière plus efficace, car vous bénéficiez d’un meilleur contrôle sur vos coûts et votre infrastructure, tout en améliorant votre performance en matière de développement durable.
Comment rendre votre PME plus intelligente ?
Mais comment mettre en place un lieu de travail aussi intelligent et efficace au sein de votre PME ? Il y a quatre aspects sur lesquels vous pouvez vous pencher.
Numérisation
La numérisation offre un potentiel considérable pour rendre votre quotidien et celui de vos collaborateurs plus agréable. Dans un premier temps, vous pouvez automatiser des processus manuels à l'aide d'applications simples. Si vous souhaitez ensuite voir les choses en grand, vous pouvez également choisir de numériser et d'automatiser des flux de travail complets. À titre d’exemple : au lieu d’imprimer un bon de commande ou une facture, de les saisir dans votre système, de les transmettre au service concerné et d’en conserver une copie dans un dossier d’archives, vous pouvez également automatiser entièrement ces processus. C’est plus rapide et cela vous permet de réaliser des économies sur les frais d’impression. Il en va de même pour les contrats : pourquoi les imprimer, les signer et les numériser à nouveau alors que vous pouvez les signer numériquement ?
Analyse de données
Les données sont le nouvel or. C'est presque devenu un cliché, mais il y a beaucoup de vérité là-dedans. Dans chaque entreprise, y compris dans votre PME, il y a une multitude d'informations qui circulent. Combien de pages sont imprimées ? Combien dépensez-vous chaque année en toner ? Combien de temps votre personnel consacre-t-il à des tâches répétitives ? Combien de documents sont imprimés alors qu’ils pourraient être traités à l’écran ? Celui qui collecte ces données et en tire des enseignements peut organiser son entreprise plus efficacement et augmenter la productivité. Grâce aux chiffres et aux statistiques, vous voyez noir sur blanc dans quels domaines vous perdez du temps et de l’argent. Vous pouvez ainsi vous attaquer de manière ciblée aux points à améliorer : ceux qui vous coûtent le plus de temps et d’argent et qui sont faciles à optimiser.
Cloud
Auparavant, vous payiez un montant fixe pour vos progiciels et vos systèmes informatiques, quel que soit le nombre de vos employés. Ou bien vous payiez un forfait pour un nombre déterminé d'utilisateurs. Si vous embauchiez un 51e employé, vous risquiez soudainement de devoir payer pour 100 utilisateurs. Dans les deux cas, le coût n'était donc pas directement proportionnel au nombre de vos employés. Grâce aux solutions cloud actuelles et au Software-as-a-Service, vous payez un tarif fixe par utilisateur. Ces systèmes sont en outre évolutifs et s’adaptent donc au rythme de croissance de votre entreprise. Un autre avantage des applications cloud est que vous ne dépendez plus d’un poste de travail physique, mais que vous pouvez les utiliser sur n’importe quel appareil disposant d’un navigateur Internet. Vous pouvez également gérer vos données, vos documents et votre parc d’imprimantes via le cloud. Vous pouvez ainsi consulter des fichiers et envoyer des tâches d’impression où que vous soyez. De cette manière, le cloud vous aide à passer à un environnement de travail moderne et flexible.
Sécurité
Les nouvelles opportunités numériques pour votre entreprise s'accompagnent – malheureusement – de menaces numériques. C’est pourquoi les fournisseurs de services cloud mettent constamment tout en œuvre pour sécuriser l’ensemble de vos données d’entreprise conformément aux normes de sécurité les plus strictes. Dans de nombreux cas, cela rend le cloud plus sûr que les solutions sur site. Alors qu’auparavant, vous deviez installer vous-même toutes les mises à jour de sécurité pour vos systèmes, c’est désormais le fournisseur qui s’en charge pour vous, ou bien cela se fait automatiquement. Vous et vos collaborateurs pouvez ainsi travailler l’esprit tranquille.
Et toi ?
- Comment votre entreprise gère-t-elle le travail flexible et les infrastructures nécessaires à cet effet ?
- À quel rythme votre entreprise adopte-t-elle le cloud et les solutions cloud ?
- Envie de franchir le pas vers un espace de travail moderne, efficace et intelligent ?
Heureusement, vous n'êtes pas seul. Grâce à Xerox® Intelligent Workplace Services, Xerox transforme votre PME en un environnement de travail efficace. Xerox prend en charge chacun des quatre aspects évoqués ci-dessus à l'aide d'une gamme complète de services et d'outils. Grâce à ces solutions, vos collaborateurs peuvent travailler de manière plus productive dans un environnement sécurisé et vous créez un lieu de travail efficace.