Savez-vous combien de pages votre entreprise imprime ?
Dans de nombreuses PME, les employés impriment encore chaque jour un nombre considérable de pages. Mais savez-vous réellement de combien il s'agit concrètement ? Quel service imprime le plus, lequel le moins ? Où existe-t-il un potentiel d'économies sur les coûts d'impression ? Pour apporter une réponse claire à cette question, vous devez d'abord dresser un état des lieux de l'utilisation de l'impression au sein de votre PME. À partir de ces données, vous pourrez mener des actions de sensibilisation et rationaliser les habitudes d’impression. Cela se traduira ensuite par des économies.
Aperçu de votre consommation d'encre
Aujourd'hui, des outils intelligents tels que les Managed Print Services vous permettent de suivre en détail chaque imprimante d'une PME. Un tableau de bord centralisé vous offre une vue d'ensemble de la consommation de chaque appareil, mais aussi des éventuelles pannes et interventions. XsolveIT se fera un plaisir de vous aider à interpréter ces données. Bien entendu, nous combinons ces statistiques avec une visite sur place dans votre entreprise et des échanges avec vos collaborateurs, afin de mieux comprendre pourquoi un service particulier imprime de manière exceptionnellement intensive. L'objectif n'est en effet pas de modifier en profondeur l'organisation de votre entreprise.
Sensibiliser
Forts des conclusions tirées d'une analyse, nous formulons des recommandations concrètes concernant les habitudes d'impression au sein de votre entreprise. Nous pouvons ainsi vérifier si de nombreux documents sont imprimés en recto seul, alors qu'ils pourraient l'être en recto-verso. Si les statistiques révèlent qu’un grand nombre d’e-mails ou de factures sont imprimés, nous pouvons vous le signaler. Est-il vraiment nécessaire d’imprimer tous ces documents alors que vous pouvez tout aussi bien les consulter à l’écran ? Cela vous permettrait de réaliser d’importantes économies sur vos frais d’impression chaque année et serait également plus respectueux de l’environnement.
Combien coûte une impression ?
Il existe même des outils spécifiques qui vous aident à réduire vos impressions. Ils vous incitent à utiliser le moins de papier possible et vous donnent des conseils concrets pour faire des économies. Ils peuvent également vous indiquer le coût réel de chaque impression. Imprimer cinq fois un document de quarante pages coûtera, par exemple, 3 euros. Le fait de voir ces informations concrètes vous fera réfléchir à deux fois avant de lancer réellement l'impression. Vous pouvez même en faire un jeu de société au sein de votre entreprise : qui parvient à imprimer le moins possible chaque mois ? De cette manière, des analyses détaillées contribuent à sensibiliser vos collaborateurs à leurs habitudes d'impression.
Une impression plus rationnelle : utiliser les imprimantes de manière intelligente
Les analyses statistiques permettent également de rationaliser les habitudes d'impression. Un suivi approfondi de la consommation au sein d'une entreprise de sécurité a par exemple révélé un volume d'impression très important dans l'entrepôt. Cela peut paraître étrange à première vue, mais il s'avère que d'autres services envoyaient leurs tâches d'impression vers l'imprimante de l'entrepôt, car celle-ci offrait davantage de fonctionnalités que leurs propres imprimantes. Sur la base de ces données et de ces observations, XsolveIT a pu formuler des suggestions pour une utilisation plus rationnelle du parc d'imprimantes. Au lieu d'acheter de nouveaux appareils, l'entreprise a décidé de se contenter d'un nombre réduit d'imprimantes et d'utiliser celles existantes de manière plus intelligente. Cela a également permis de réaliser des économies.
En collectant de manière structurée des données sur les habitudes d'impression et la consommation d'encre au sein de votre entreprise, vous pouvez gérer votre parc d'imprimantes de manière plus intelligente. Vous réduisez ainsi le nombre de travaux d'impression, réalisez des économies substantielles sur vos coûts d'impression et contribuez à la protection de l'environnement. C'est ainsi que vous y gagnez, tout comme la planète.