Le poste de travail flexible
Travaillez-vous 8 heures par jour à un endroit fixe ? Il y a de fortes chances que vous répondiez « non » à cette question.
Le matin, vous rendez visite à un client ; l’après-midi, vous avez une réunion dans la salle de réunion ; entre-temps, vous consultez vos e-mails sur votre ordinateur portable ou votre smartphone et vous complétez rapidement un rapport…
Aujourd’hui, grâce à l’Internet haut débit et au cloud computing, il est possible de travailler pratiquement partout. Cela fait que le lieu de travail traditionnel, avec un bureau fixe par employé, cède la place à des lieux de travail alternatifs.
Du bureau au « Workplace as a Service ».
Des employés flexibles, des postes de travail flexibles
Les employés, et surtout les milléniaux, sont aujourd’hui plus mobiles que jamais. Un jour, ils travaillent au siège social, le lendemain chez un client, et le surlendemain dans une autre succursale de votre entreprise. À cela s’ajoutent le télétravail et le travail dans des espaces de coworking. Grâce aux appareils mobiles, à la couverture Internet omniprésente et au cloud, ils disposent partout d’un accès sécurisé à leurs fichiers et peuvent utiliser leurs logiciels où qu’ils se trouvent. Parallèlement, Internet leur permet de collaborer sans heurts avec leurs collègues via des messageries instantanées et des plateformes de collaboration. Les nouvelles technologies offrent donc aux employés beaucoup plus de liberté et de flexibilité, ce qu’ils recherchent d’ailleurs. Pourquoi passeraient-ils deux heures par jour en voiture ou en train pour se rendre à leur bureau alors qu’il existe un espace de coworking à un quart d’heure de route de leur domicile ? Ils y trouvent tout l’équipement informatique et les installations de bureau nécessaires et peuvent y travailler de manière plus concentrée qu’à la maison. Ils y nouent également des relations professionnelles – ce qui manque souvent aux télétravailleurs. Les espaces de travail flexibles offrent en outre la possibilité d’interagir avec d’autres entreprises et entrepreneurs. Cela peut donner lieu à de nouvelles synergies intéressantes. Des études montrent par ailleurs que les salariés à qui l’on accorde cette liberté sont plus productifs.
Diviser les mètres carrés
Les espaces de travail flexibles connaissent un succès phénoménal depuis plusieurs années déjà. Au départ, certains acteurs, comme WeWork, ont commencé à louer des locaux dans des immeubles de bureaux inoccupés. Au début, ce sont surtout les entrepreneurs créatifs et les start-ups qui se sont tournés vers ce type de bureaux. Ils ne disposent pas toujours des fonds nécessaires pour acheter eux-mêmes un immeuble ou louer un grand espace. Pour eux, il s’agissait non seulement d’espaces de travail, mais aussi de lieux de rencontre où (pendant le déjeuner ou autour de la machine à café) de nouvelles communautés et de nouvelles idées voyaient le jour.
L'environnement de travail en tant que service
En Belgique aussi, de nombreuses (jeunes) entreprises se tournent vers les espaces de coworking, par exemple chez Interoffices ou Officenter. Elles peuvent y louer un bureau fixe, mais aussi des postes de travail temporaires et des salles de réunion, et ce dans des agences réparties dans tout le pays. Les bureaux sont entièrement équipés : connexion Internet haut débit, imprimantes et photocopieurs, accueil, coin café et bien plus encore. De plus, l’espace s’adapte de manière flexible à leurs besoins. En cas de croissance, les chefs d’entreprise ne doivent pas immédiatement se mettre en quête d’un nouveau bâtiment, mais peuvent simplement louer un bureau supplémentaire. En matière de logiciels, la plupart des entreprises ont depuis longtemps adopté un modèle d’abonnement par utilisateur : le Software as a Service (SaaS). Le poste de travail devient lui aussi un service. Les chefs d’entreprise savent donc parfaitement ce que leur coûte un nouvel employé chaque mois.
Les espaces de coworking sont d'ailleurs également utilisés par les grandes entreprises bien établies. Ils leur permettent de réagir rapidement et avec souplesse aux nouvelles opportunités de croissance à l'échelle mondiale. Plutôt que d'acheter ou de louer un immeuble à Singapour pour y employer 250 personnes, une multinationale se contente de louer 250 postes de travail dans des espaces de bureaux partagés.
Aménagement de l'espace et partage des bureaux
De nombreuses entreprises se demandent si elles ont encore besoin de tous ces bureaux et de toute cette surface dans leurs locaux, maintenant que leurs employés peuvent en principe travailler de n'importe où. D'une part, elles peuvent réaménager leurs locaux en y conservant quelques postes de travail fixes classiques, des bureaux partagés, de petits espaces propices à la concentration, une salle de détente et des coins de réunion informels. D’autre part, elles peuvent louer leurs bureaux et mètres carrés inoccupés en tant qu’espaces de travail flexibles via une application telle que Workero. Cette plateforme s’inscrit pleinement dans la nouvelle tendance du travail mobile des « nomades phygitaux » – ces personnes qui travaillent de manière numérique à l’endroit physique qui leur convient le mieux. « Qui leur convient le mieux » fait bien sûr référence à un lieu où ils se sentent bien et peuvent travailler de manière productive, mais aussi à un lieu où ils se trouvent (par hasard) à proximité. En effet, les nomades se déplacent sans cesse. S’ils sont à Anvers le matin pour une réunion, ils ne vont pas passer l’après-midi dans les embouteillages pour retourner à leur siège social à Gand ou à Bruxelles.
Workero présente de nombreux avantages tant pour les « locataires » que pour les « bailleurs ». Les employés qui utilisent l'application trouvent facilement le lieu de travail le plus proche. En tant que propriétaire d'un immeuble d'entreprise, vous pouvez rentabiliser vos espaces inoccupés, mais vous entrez également en contact avec un réseau de jeunes talents dynamiques et vous découvrirez peut-être de nouvelles opportunités commerciales.
Les défis auxquels chaque entreprise est confrontée
L'époque du poste de travail fixe pour tous touche-t-elle à sa fin ? Les salariés travailleront-ils dans des espaces de travail flexibles et partageront-ils leurs bureaux ? Les employeurs cesseront-ils d'acheter ou de louer des locaux pour s'abonner à des espaces de travail selon une formule « Workplace-as-a-Service » ? Difficile à prédire. En tout cas, la fin de cette évolution n’est pas encore en vue. Quoi qu’il en soit, les entreprises devront s’organiser différemment, maintenant qu’une nouvelle génération de professionnels, de nouvelles technologies et de nouvelles conceptions du travail prennent le dessus sur le marché du travail.
Quelles sont les implications pour le parc d'imprimantes ?
Cette évolution a également des implications importantes pour les parcs d'imprimantes. Une imprimante compacte sur chaque bureau ou dans chaque service n'a guère de sens si les espaces sont partagés de manière plus flexible. Les petits appareils décentralisés céderont-ils la place à des appareils plus grands et centralisés, dotés de davantage de fonctionnalités ? Ou peut-être pas ?
L'impression dans le cloud deviendra sans doute la norme : je clique sur « Imprimer » et je récupère mes documents au moment et à l'endroit qui me conviennent le mieux. Toutes les imprimantes sont des appareils IoT à part entière : à jour, sécurisées, faciles à utiliser et toujours disponibles.