Numérisation intelligente et centralisation
Rechercher l'amélioration continue et viser l'excellence. Cette caractéristique correspond bien à Barentz International, mais aussi à Se-Jong Lie-Kwie-Sjoe, analyste métier et processus chez ce distributeur mondial de matières premières et d'ingrédients destinés aux sciences de la vie. En raison de la croissance de l'entreprise, il devenait de plus en plus difficile de mettre les bonnes informations à la disposition de ses clients et de ses collaborateurs au moment opportun.
Nos solutions
La numérisation a également entraîné une décentralisation de l'information
Interrogé sur le défi auquel Barentz International a été confronté, Se-Jong explique : « Il y a de nombreuses étapes entre le moment où l'on établit un devis et celui où l'on facture le client. De plus, aujourd’hui, l’information, c’est-à-dire la connaissance, est stockée dans bien plus d’endroits qu’autrefois. C’est complètement différent de l’époque où Herman Barentz a fondé l’entreprise en 1953. C’est pourquoi nous avons jugé important de pouvoir retrouver toutes nos informations et notre documentation, liées à un bon de commande ou à une commande d’achat, en un seul et même endroit centralisé. Mon principe de base est toujours que les utilisateurs (mes collègues) ne doivent pas avoir à cliquer sur trop de boutons pour atteindre un objectif donné. En effet, pouvoir accomplir rapidement une tâche, notamment en facilitant la recherche de documents, contribue à un plus grand plaisir au travail. »
La collaboration étroite avec OneXillium
Barentz International utilise la solution Xtendis depuis de nombreuses années. « OneXillium nous a d'abord aidés à centraliser et à organiser tous nos documents liés aux processus commerciaux, mais aujourd'hui, de nombreux autres services tirent profit d'Xtendis. Nous avons ainsi optimisé les processus de notre service Qualité et Réglementation qui, en collaboration avec la chaîne d’approvisionnement, doit vérifier l’exactitude et la conformité de certains documents (certificats d’analyse). L’ensemble de ce processus qualité est automatisé et les documents qualité sont classés dans les dossiers prévus à cet effet sans aucune intervention humaine. »
« Ce qui figure dans Xtendis représente pour nous la vérité absolue concernant nos processus et toute la documentation qui s’y rapporte. Cela nous permet de travailler et de collaborer beaucoup plus rapidement et efficacement. »
Analyste métier et processus
Les avantages d'Xtendis
« Nous traitons des informations sensibles concernant nos clients et nos produits », explique Se-Jong. C’est pourquoi Xtendis est également utilisé comme système de gestion documentaire (DMS) dans le cloud. « Comme il s’agit d’une solution cloud, nous bénéficions automatiquement de toutes les mises à jour nécessaires, ce qui renforce la sécurité de nos informations. »
« Xtendis permet d’organiser les processus par pays ou par entité. Cela signifie que nous sommes en conformité avec la législation locale », explique Se-Jong. Les collaborateurs n’ont accès qu’aux documents de leur propre région, tandis que les documents inter-services peuvent être consultés lorsque cela s’avère nécessaire.
« Dans Xtendis, le stockage des documents est associé à un numéro de commande client ou d'achat, ce qui vous permet de voir d'un seul coup d'œil où vous en êtes dans un processus donné. » Cela rend le processus plus rapide et plus clair, tandis que l'indexation automatique élimine de nombreuses tâches manuelles.
« Grâce à Xtendis, nous pouvons répondre beaucoup plus rapidement aux demandes des clients. L'intégration avec, par exemple, les systèmes CRM et d'approvisionnement permet de regrouper les données en un seul endroit centralisé et clair. »
OneXillium aide Barentz International à concevoir de nouveaux flux de travail et à résoudre des problèmes d’optimisation. « Chez eux, tout tourne toujours autour de l’orientation client, de la rapidité, de la sécurité, de la conformité et de l’intégration avec d’autres applications », explique Se-Jong. « En bref, nous sommes très satisfaits de cette collaboration, car ils réfléchissent toujours avec nous et nous proposent des améliorations. »
À propos de Barentz International
Barentz International est un distributeur mondial d'ingrédients destinés aux sciences de la vie. Fondée en 1953 à Amsterdam, l'entreprise fournit des solutions sur mesure à des secteurs tels que l'alimentation humaine, l'industrie pharmaceutique, les soins personnels, l'alimentation animale et les matériaux de haute performance. Barentz allie expertise commerciale et technique à l'esprit d'entreprise et accorde une grande importance aux partenariats à long terme. Sous la devise « Always a better solution », l'entreprise se concentre sur des synergies innovantes et durables. Depuis son siège social situé aux Pays-Bas (Hoofddorp), Barentz fournit à ses clients du monde entier des solutions d'ingrédients de haute qualité.
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