La commune d'Almere rationalise les flux de courrier complexes avec la Digital Orchestration Platform
C'est là que Tim Hartog voit l'intérêt de la plateforme d'orchestration numérique, et ce à deux égards : « D'une part, la plateforme d'orchestration numérique permet de faire remonter les sources depuis l'organisation vers l'amont du processus, pour un enregistrement plus complet et centralisé. D'autre part, s'il s'agit d'un dossier trop complexe, le courrier peut, grâce au flux de travail, être acheminé plus en profondeur dans l'organisation sans perte de données ni de temps. »
Nos solutions
La demande du client
La municipalité d'Almere utilise depuis de nombreuses années la plateforme Kofax Capture pour la numérisation du courrier et des factures.
En tant que commune en pleine croissance, l'organisation a dû faire face à un nombre croissant de dossiers complexes. La solution de centre de courrier numérique utilisée auparavant était tout à fait capable de numériser et d'enregistrer les documents, mais ne pouvait pas, dans le cas des dossiers plus complexes, accéder directement aux sources situées plus en profondeur dans l'organisation. C'est ainsi qu'est né un système hybride dans lequel ces documents étaient généralement traités de manière décentralisée.
La solution
En 2017, une équipe conjointe composée de représentants de la municipalité et de OneXillium a lancé la mise au point de la solution de workflow qui constituera le nouveau système de gestion des données de la municipalité d’Almere. Résultat : une preuve de concept (POC) approuvée et un enthousiasme général. « On peut vraiment parler ici d’une co-création réussie, qui nous permet désormais de passer concrètement à la migration », déclare Tim Hartog, chef de projet externe chez InnoviQ, mandaté par la municipalité.
La plateforme d'orchestration numérique a été développée à partir de la technologie Kofax : Kofax Total Agility (KTA). Cela permet de configurer de manière flexible, au sein de la plateforme d'orchestration numérique, les étapes de processus qu'Almere a déjà définies dans son environnement Kofax Capture.
À propos de la commune d'Almere
La municipalité d'Almere mise pleinement sur la transformation numérique et l'optimisation des processus. Grâce à l'intégration du portail de réception numérique à la technologie Kofax existante, les flux de courrier complexes sont désormais traités de manière centralisée et efficace. Les sources au sein de l'organisation sont directement reliées au processus approprié, sans perte de données ni de temps. Cela permet un traitement plus rapide, un meilleur enregistrement et une meilleure maîtrise de l'information.
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