Structure et accélération des documents de qualité
L'industrie pharmaceutique est, par nature, très gourmande en documents. Outre les nombreux documents nécessaires dans les environnements administratifs et de production, il existe également toutes sortes de rapports de R&D, de documents qualité, de formulaires d'autorisation (approval), de comptes rendus, de rapports, un grand nombre de documents de projet et bien d'autres encore. Carbogen Amcis, située à Veenendaal, doit également gérer quotidiennement de grandes quantités de documents (numériques). Nous avons discuté des défis liés à la gestion des documents et de la solution que nous avons fournie avec Jeroen de Jong, responsable Risk & Compliance.
Nos solutions
Les défis liés aux documents
En raison de la nature très documentaire de ses activités, Carbogen Amcis a mis en place, au fil des ans, un grand nombre de systèmes. Tous permettent d’ajouter des documents, et c’est précisément là que résidait le problème. Il s’agit notamment de systèmes ERP, de systèmes de gestion documentaire, de systèmes qualité, mais surtout du stockage de documents dans un grand nombre de dossiers Windows. Voici ce qu’en dit Jeroen :
« En utilisant tous ces systèmes différents et les méthodes de stockage qui y étaient associées, nous nous étions, au fil du temps, compliqué la vie les uns aux autres en tant que collègues. Chaque service avait sa propre structure de dossiers, comprenant des sous-dossiers eux-mêmes divisés en d’autres sous-dossiers. Il fallait très bien connaître le chemin d’accès aux informations. Cela a donné lieu à l’existence de plusieurs versions d’un même document à différents endroits. Il devenait donc de plus en plus difficile de savoir quelle était la bonne version. Ce n’est pas ce qu’on souhaite, surtout lorsqu’il s’agit de gestion de la qualité. De plus, de nombreux e-mails étaient enregistrés dans des espaces de stockage personnels. Le premier défi a consisté à imaginer un système permettant de retrouver facilement ces documents. »
Un deuxième défi s'est posé au niveau des processus de validation. Jeroen l'explique ainsi : « Nous avons de nombreux documents de R&D et de qualité, mais il peut aussi s'agir de devis ou, par exemple, de commandes que un responsable doit valider. Au sein du service R&D notamment, un document est souvent lu et signé par cinq à six personnes pour validation. Cela impliquait de nombreux allers-retours à travers nos locaux. De plus, après chaque signature, on procédait souvent à une nouvelle impression puis à une nouvelle numérisation. (copie de copie, de copie, de…) Vous pouvez imaginer que la qualité de la numérisation, après six signatures, laissait sérieusement à désirer. »
« OneXillium nous a mis en relation avec un excellent consultant qui nous a accompagnés tout au long du processus et a su convaincre nos collaborateurs. Ce qui me plaît chez OneXillium, c’est qu’ils ont su prendre entièrement en main la gestion de notre projet EIM. Les circuits de décision sont courts, la communication est directe et l’approche est axée sur les solutions. »
La solution fournie
Carbogen Amcis bénéficie désormais d’une meilleure accessibilité des documents pour l’ensemble du personnel de l’entreprise, et pas seulement pour le service qualité. La solution mise en œuvre est la gestion des informations d’entreprise (EIM) de Xtendis Online, associée au module VIDsigner pour les signatures électroniques.
« Les métadonnées constituent un aspect important de la solution ERP. En effet, l'objectif est de passer de cet immense enchevêtrement de dossiers à une structure simple permettant de retrouver facilement les documents. C'est désormais possible grâce à l'utilisation des métadonnées ou de l'indexation. Cela permet non seulement de gagner du temps et de réduire la frustration des collaborateurs, mais aussi de garantir que ce sont toujours les bons documents qui sont partagés au sein et à l'extérieur de l'organisation. Nous avons également marqué des points en matière d’intégrité des données », explique Jeroen.
L'intérêt du module VIDsigning
Un document archivé dans Xtendis peut être signé électroniquement. Il faut d'abord télécharger le document dans Xtendis Online. Ensuite, l’application envoie une notification (nom, adresse e-mail ou numéro de téléphone) à une personne habilitée à signer. Cette personne reçoit un e-mail ou un SMS. Elle se connecte ensuite via l’authentification à deux facteurs (2FA). Il est ainsi possible de signer depuis un PC, un ordinateur portable ou un smartphone en apposant une signature à l’écran. Une fois toutes les signatures requises recueillies, le document revient dans Xtendis Online muni des signatures appropriées. Le document est alors certifié.
La mise en œuvre et la collaboration avec OneXillium
Jeroen explique que le déploiement d’un projet EIM représente un véritable défi : « Lorsque les collaborateurs ont l’habitude, depuis des années, de raisonner en termes de structures de dossiers, il faut du temps et de l’énergie pour leur expliquer qu’un stockage centralisé associé à des métadonnées constitue une meilleure alternative. » Pour assurer la réussite du projet, il conseille donc d’impliquer l’utilisateur final dès le début : chacun a sa propre façon de stocker les documents et a des attentes et des exigences différentes vis-à-vis d’un système d’information. C’est la seule façon d’éviter que les collègues ne retombent dans leurs anciennes habitudes d’archivage.
L'avenir
Dans un premier temps, la solution EIM Xtendis Online a été mise en place pour contribuer à la gestion de la qualité. À l'heure actuelle, environ 25 des 90 collaborateurs utilisent Xtendis Online. « À l'avenir, nous allons également mettre progressivement à profit les avantages de ce système dans d'autres services », conclut Jeroen.
À propos de Carbogen Amcis
Carbogen Amcis, qui fait partie du groupe Dishman Carbogen Amcis, propose une large gamme de produits de haute qualité à base d'analogues du cholestérol et de la vitamine D. Ces produits sont fabriqués sur le site de Veenendaal. Carbogen Amcis propose également des services de développement et de commercialisation de médicaments à l'industrie pharmaceutique et biopharmaceutique, à toutes les étapes du développement des médicaments.
Demandez un entretien de conseil sans engagement !
La société de logement social Eigen Haard n'est pas la seule à utiliser notre solution EIM, Xtendis. Découvrez-en plus sur notre page dédiée aux sociétés de logement social ou contactez-nous si vous souhaitez mieux maîtriser et contrôler l'ensemble de votre gestion de l'information.