La Société protectrice des animaux se dit satisfaite de cette collaboration. OneXillium a aidé l’organisation à choisir un outil logiciel adapté, notamment en élaborant une conception fonctionnelle très claire qui tenait compte de tous les souhaits et exigences de l’organisation. Cela a permis de bien comprendre le fonctionnement du logiciel et ce qu’il pouvait apporter à la Société protectrice des animaux. La Société protectrice des animaux est très satisfaite des possibilités offertes par ce logiciel. Eleveld : « On constate que laplateforme EIM est bien conçue. Elle est facile à gérer en interne, ce qui était d’ailleurs l’un de nos souhaits. Tout le monde est content et satisfait. Nos créanciers aussi, car les paiements s’effectuent plus rapidement. » Le flux de travail du processus de traitement des factures fonctionnant si bien, la Société protectrice des animaux va également utiliser ce logiciel pour optimiser d’autres processus. « Nous allons désormais utiliser ce logiciel pour la gestion des documents et la gestion de nos contrats. »
Plus besoin d'attendre les signatures et les cachets
La Société protectrice des animaux apporte une aide d'urgence, veille au bien-être des animaux et sensibilise la société. Un long flux de factures papier, en attente de tampons et de signatures, ne cadre guère avec cette mission, estime Alex Eleveld, chef d’équipe informatique à la Société protectrice des animaux. En collaboration avec OneXillium, M. Eleveld s’est donc mis en quête de solutions pour mettre fin à cette situation et mieux maîtriser le processus. Pour la Société protectrice des animaux, la numérisation des flux de factures et l’utilisation de workflows automatisés se sont avérées être la bonne solution.
Nos solutions
Dans quel domaine OneXillium a-t-il pu aider la Société protectrice des animaux ?
La Société protectrice des animaux souhaite se consacrer autant que possible à la protection des animaux, car c'est après tout la raison d'être de la fondation. Il est donc important de ne pas perdre inutilement du temps et de l'argent dans des tâches administratives, par exemple. Pourtant, dans la pratique, cela ne s'est pas toujours avéré facile. Eleveld a par exemple constaté que le processus de traitement des factures ne se déroulait pas sans heurts. « Quand je suis arrivée à la Société protectrice des animaux, nous produisions encore énormément de papier et de nombreux flux de documents étaient nécessaires pour traiter les dossiers. » Suzanne Kievit, comptable à la Société protectrice des animaux, a elle aussi constaté qu’il était possible de gérer les factures de manière plus efficace. « Avant, toutes les factures arrivaient sur papier. On y écrivait au stylo et elles étaient saisies manuellement. Quelqu’un faisait le tour de tout le bureau pour recueillir les signatures d’approbation. Lorsque des collaborateurs étaient absents, les factures restaient par exemple sur leur bureau pendant des semaines. »
La Société protectrice des animaux souhaitait déjà se tourner davantage vers le numérique, mais ce besoin s'est réellement fait sentir lorsqu'elle est récemment devenue une organisation nationale unique. Il est désormais encore plus important de bien gérer le flux des factures. Eleveld : « Avoir beaucoup plus de maîtrise et de contrôle sur notre travail, voilà ce qui compte pour nous. »
Quels sont les avantages du traitement numérique des factures ?
La plupart des factures parviennent à la Société protectrice des animaux sous forme numérique. « Nous numérisons immédiatement les factures papier que nous recevons parfois dès leur réception », explique Eleveld. « C’est à ce moment-là que le flux de travail démarre. Le logiciel remplit déjà une grande partie des données, ce qui nous évite d’avoir à le faire nous-mêmes. » Kievit : « Nous avons également mis en place un système selon lequel, lorsque l’on renseigne un compte général, une personne chargée de l’approuver y est associée. Cela est ensuite intégré au flux de travail de cette personne. Pour les collaborateurs, le fonctionnement est très clair. Une brève formation a suffi pour qu’ils puissent se mettre au travail. Le processus se déroule beaucoup plus facilement de cette manière. » Eleveld : « Nous voulions un logiciel qui nous décharge vraiment et qui puisse nous épargner beaucoup de travail ; c’est sans aucun doute ce que nous avons obtenu. »
Comment s'est déroulée la collaboration avec OneXillium ?
À propos de la Protection des animaux
L'association de protection des animaux « Dierenbescherming » œuvre en faveur du bien-être animal et apporte une aide d'urgence dans tous les Pays-Bas. Afin de réduire le temps consacré aux tâches administratives, l'organisation a numérisé son traitement des factures avec Xtendis. Grâce à des flux de travail automatisés, les signatures et les validations sont désormais effectuées rapidement et par voie numérique. Cela permet un meilleur contrôle, une réduction de la consommation de papier et plus de temps à consacrer à l'essentiel : aider les animaux.
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La société de logement social Eigen Haard n'est pas la seule à utiliser notre solution EIM, Xtendis. Découvrez-en plus sur notre page dédiée aux sociétés de logement social ou contactez-nous si vous souhaitez mieux maîtriser et contrôler l'ensemble de votre gestion de l'information.