Efficacité par l'automatisation – Gestion intelligente des factures entrantes
« Si vous travaillez au sein d’une équipe relativement petite, mais que vous souhaitez tout de même réaliser de grandes choses, cela n’est possible qu’en misant encore davantage sur l’automatisation : nous visons toujours l’efficacité, que nous obtenons en collaborant avec des experts, afin de ne pas faire de compromis sur la qualité. » Cette déclaration est celle de Daniëlle Meijer, qui occupe le poste d’administratrice informatique au siège social de Tamoil Nederland à Ridderkerk. Elle faisait partie de l’équipe de projet chargée d’améliorer le processus de traitement des factures entrantes.
Nos solutions
La Covid-19 comme élément déclencheur
« Et puis, tout à coup, le coronavirus est arrivé », raconte Daniëlle. C’est ce qui a déclenché le changement. « En temps normal, une facture arrive, elle est transmise à la personne chargée de la vérifier et de l’approuver, puis au service comptable pour le paiement. Tant que les responsables étaient au bureau, ce processus traditionnel fonctionnait très bien. Mais pendant la crise sanitaire, les factures restaient en attente plus longtemps. Elles étaient payées en retard car cela nécessitait toutes sortes d’opérations manuelles, comme la numérisation, l’envoi par e-mail vers les postes de travail à domicile et même des relances téléphoniques pour obtenir l’approbation. Ce n’était pas ainsi que nous souhaitions travailler en tant qu’entreprise de services. » Le processus de traitement des factures entrantes devait être automatisé, flexible et organisé de manière plus intelligente.
D'autres raisons de se renseigner
Tamoil exploite 230 stations-service aux Pays-Bas, dont environ 80 % sont des pompes en libre-service. « C'est pourquoi notre administration est centralisée et nous ne pouvons pas nous permettre d'erreurs de paiement. » La transition énergétique a également été l'occasion d'améliorer le processus de traitement des factures entrantes. Tamoil investit massivement dans le développement durable, ce qui génère des flux de factures supplémentaires et nouveaux, par exemple au sein de son service technique qui assure désormais également la maintenance des installations électriques. Daniëlle poursuit : « Notre organisation achète de plus en plus de biens et de services, tels que des actions de promotion marketing, des services de nettoyage, des applications pour les clients, du matériel d'entretien et bien d'autres choses encore. Avec une équipe de huit agents administratifs, cela a entraîné une charge de travail de plus en plus importante, alors que nous devions nous préparer pour l'avenir. »
Opter pour une solution qui a fait ses preuves
Tamoil s'est entretenu avec Roberto van den Heuvel (consultant en affaires – OneXillium), à la suite d'une précédente discussion sur la gestion documentaire avec la société mère Oilinvest Group. « Nous avons choisi d’automatiser l’ensemble de nos factures entrantes et les processus d’autorisation associés grâce à la solution Xtendis de OneXillium. L’intégration avec Lodder Software, qui automatise les processus administratifs et logistiques des stations-service, a été déterminante. Le logiciel Xtendis a accès à la base de données de ce logiciel, où les numéros de débiteur, les centres de coûts, les numéros de compte bancaire et les numéros de TVA sont automatiquement vérifiés et contrôlés. »
, administratrice informatique
Les services en tirent profit
La solution fournie offre non seulement plus de commodité et de simplicité à l’administration, mais aussi à tous les responsables habilités à signer. Marjan Rozemeijer, responsable marketing chez Tamoil, s’exprime ainsi à ce sujet : « Aujourd’hui, je peux consulter toutes les factures par fournisseur, centre de coûts ou date dans une solution centrale unique. C’est très pratique, car cela me donne une vue d’ensemble complète et un contrôle total sur toutes mes dépenses marketing. De plus, je peux valider des factures même en déplacement ou depuis chez moi, à condition de disposer d’une connexion VPN. J’apprécie également que le système m’envoie un rappel lorsqu’une nouvelle facture est disponible, ce qui nous permet de la traiter dans les délais impartis. »
Résultats obtenus et perspectives d'avenir
Selon Daniëlle et Marjan, les mots qui décrivent le mieux la solution mise en place sont : une meilleure vue d'ensemble, une simplicité d'utilisation et la rapidité des paiements. Des opportunités ont également été créées pour rendre le travail administratif plus attrayant. Daniëlle explique : « Nos collègues du service administratif ont désormais du temps à consacrer au développement de nouveaux modèles économiques. Le monde des bornes de recharge, par exemple, est complètement différent de celui des stations-service. Tamoil propose à ses clients des carburants durables et la recharge électrique sur un nombre croissant de sites. Cela génère sans aucun doute de nouveaux flux de facturation, et si nous avons besoin d’aide supplémentaire à ce sujet, il suffit de prendre rendez-vous avec Roberto. »
À propos de Tamoil
Le travail efficace est étroitement lié à la volonté de devenir toujours plus durable. Pour découvrir comment Tamoil y parvient, rendez-vous sur son site web. Ce n’est pas un hasard si leur slogan est « Tamoil, ça peut aussi se faire comme ça ».
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La société de logement social Eigen Haard n'est pas la seule à utiliser notre solution EIM, Xtendis. Découvrez-en plus sur notre page dédiée aux sociétés de logement social ou contactez-nous si vous souhaitez mieux maîtriser et contrôler l'ensemble de votre gestion de l'information.