Chez Van Gelder Groenten en Fruit, l'activité se poursuit 24 heures sur 24. « Nos 350 collaborateurs travaillent par équipes », explique M. Van Kouwen. Il est responsable des processus internes chez Van Gelder. « Les clients peuvent passer une commande à 22 h et nous la livrons le lendemain matin à 5 h. Ce délai d’exécution très court a un impact considérable sur notre organisation interne. Le processus de commande ne peut être lancé qu’au moment où le client passe sa commande. Nous sommes entièrement organisés en fonction de cela. Cela signifie que nos systèmes doivent être suffisamment performants pour être disponibles à tout moment. Nous synchronisons nos stocks toutes les cinq minutes environ, et nos acheteurs ont chacun un groupe de produits qu’ils surveillent en permanence. Ainsi, chaque pic ou baisse au niveau de la gamme, de l’offre ou de la demande est immédiatement détecté et transmis aux fournisseurs, afin que tout soit réceptionné et livré exactement à temps. »
Van Gelder fournit non seulement des fruits et légumes non transformés, tels que des concombres et des tomates, mais aussi des produits transformés comme des salades, des crudités, des fruits à grignoter ou des smoothies. Van Kouwen : « Les clients nous choisissent parce que nous proposons un large assortiment, toujours de qualité 1 et frais du jour. Nous achetons nos légumes en gros partout dans le monde, nous les transformons ici et nous les livrons à nos clients du secteur de la restauration. Il s'agit notamment d'hôtels, de traiteurs, de snack-bars, de restaurants, mais aussi de la Première Chambre et de la Deuxième Chambre. »
Van Gelder est une entreprise en pleine croissance et, au fil des ans, ses responsables ont constaté qu’ils consacraient de plus en plus de temps au traitement des factures entrantes. Van Kouwen : « La comptabilisation des factures d’approvisionnement était un processus très fastidieux. À un moment donné, un collaborateur y consacrait presque tout son temps. Or, il s’agit d’un poste de coûts indirects que l’on souhaite en réalité maintenir au niveau le plus bas possible. »
À cela s'ajoutait le fait que les factures étaient difficiles à retrouver. « Les factures étaient regroupées au service administratif et distribuées à différents services. Du coup, nous ne savions pas toujours où se trouvait une facture. Lorsqu'un client ou un collègue avait une question concernant une facture, cela impliquait toute une recherche. Nous avons donc cherché une solution pour améliorer ce processus. »
Lorsque Van Gelder a pris contact avec OneXillium, le courant est tout de suite passé. « Le fait qu’OneXillium ait une expérience avérée avec notre progiciel ERP « Heart-Profit » a constitué un atout majeur pour nous. Cela leur a permis de bien comprendre nos processus. Nous avons ainsi entamé une collaboration très agréable », explique Van Kouwen.
La mise en œuvre a été un processus intensif qui, selon Van Kouwen, a été rapidement mené à bien. « Nous avons d’abord analysé et mis en place l’interfaçage entre Heart-Profit et la plateforme EIM. Ensuite, nous avons veillé à ce que les fournisseurs transmettent leurs factures correctement, par e-mail au format PDF en indiquant le numéro de bon de commande. C’est en fait la norme aujourd’hui. Nous avons ensuite pu démarrer. La phase de démarrage a été intense pendant deux semaines, car tout était nouveau, mais ensuite, tout s'est déroulé sans accroc chez nous. »
Les fournisseurs de Van Gelder profitent eux aussi des avantages de la plateforme EIM. « Nos délais de traitement administratif sont désormais bien plus courts. En un ou deux jours, une facture est traitée et le paiement est prêt. Et si un fournisseur appelle pour poser une question sur une facture, nous pouvons la retrouver d’un simple clic », explique Van Kouwen.
