Klinger Nederland B.V. fait partie du groupe Klinger, une entreprise familiale internationale présente dans plus de 60 pays et fondée en 1886. Elle est spécialisée dans les joints de bride et les joints dynamiques, les accessoires, les vannes de régulation, les tuyaux, les compensateurs, les systèmes de portes industrielles, ainsi que la sécurité et la protection. Outre ses activités de vente et de service après-vente, Klinger Nederland B.V. est également fabricant de divers produits qu’elle commercialise.
Gestion sécurisée des dossiers de vente et d'achat ainsi que des certificats
Étude de cas client
Secteur :
Commerce et industrie
Études de cas
Nous sommes fin 2019, début 2020. En raison d'une pandémie mondiale, de nombreux employés ont été contraints de travailler à domicile. Les dossiers qui étaient auparavant stockés et gérés en toute sécurité au bureau ont soudainement dû être emportés plus souvent à la maison. Cela risquait de faire aboutir des informations importantes sur les clients et l'entreprise à des endroits inappropriés. Cette crainte existait également chez Klinger Nederland B.V., un grossiste en matériel technique et une entreprise familiale originaire d'Autriche. Nous en discutons avec Hans Schilleman, directeur financier et également responsable en dernier ressort des technologies de l'information et de la communication (TIC).
Nos solutions
Défis
Les dossiers de vente et d'achat étaient auparavant stockés dans un système numérique initialement conçu pour les études notariales. « Mais le “tout sur papier” ne fonctionne pas lorsque de plus en plus de collègues travaillent à domicile », explique Hans. Les dossiers papier traditionnels prédominaient et Klinger Nederland souhaitait adopter un mode de travail plus durable (moins de papier et d'imprimantes), mais surtout plus dynamique. Un fonctionnement plus dynamique devait signifier que les dossiers soient constitués automatiquement, pendant que les collaborateurs traitent une commande d'achat ou de vente ; cela permettait donc de réduire les tâches administratives manuelles et les erreurs qui peuvent en découler.
« Pour moi personnellement, la Covid-19 a en fait été une véritable aubaine. Cela nous a permis d’accélérer la suppression d’une grande partie de nos anciens processus manuels. Nous étions déjà en train de prendre des mesures pour stocker en toute sécurité les dossiers de vente et d’achat sous forme numérique au bureau, mais il fallait désormais faire de même pour les environnements de travail hybrides, que ce soit au bureau, à domicile ou en déplacement. »
Hans Schilleman
Directeur financier
Directeur financier
Prendre contact avec OneXillium
Klinger Nederland B.V. utilise des imprimantes via OneXillium depuis 2015. Nous avons discuté ensemble de la nécessaire transition de l'imprimé vers le numérique. « Notre culture d’entreprise est informelle et pragmatique ; lorsqu’il y a des problèmes, nous les abordons et les résolvons au mieux grâce à des idées innovantes. Chez Klinger, les clients peuvent compter sur des techniciens qui mettent tout en œuvre pour perfectionner encore davantage des produits déjà parfaits. Je retrouve ce même enthousiasme chez OneXillium, c’est pourquoi le courant est passé entre nous dès le début. »
La solution fournie
La solution de gestion de l'information d'entreprise (EIM) Xtendis a été fournie à Klinger Nederland B.V. sous forme d'application SaaS dans le cloud. Hans s'exprime ainsi à ce sujet : « Les documents numériques, issus de notre système ERP, sont automatiquement associés au dossier Xtendis approprié, ce qui permet de constituer des dossiers complets. Mais OneXillium nous a également été d’une aide précieuse pour la numérisation d’autres documents papier, afin de les associer ensuite aux dossiers d’achat et de vente correspondants. Nous avons fait fonctionner en parallèle l’ancien système et Xtendis pendant deux à trois mois et nous avons rapidement constaté que la qualité de Xtendis, notamment grâce à son indexation intelligente, était bien supérieure. Dans l’ancien système, il arrivait parfois que des documents se retrouvent dans les mauvais dossiers. De plus, pour les utilisateurs, c’est-à-dire mes collègues, peu de choses ont changé. Là où l’on donnait auparavant la commande « Imprimer », on donne désormais la commande « Indexer » depuis, par exemple, Microsoft Outlook. Un e-mail est ainsi classé dans le dossier d’achat ou de vente approprié, correspondant au fournisseur ou au client concerné. »
Hans Schilleman vous explique tout cela dans la vidéo captivante ci-dessous.
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Résultats
- Les dossiers de vente et d'achat sont accessibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour les collaborateurs autorisés, depuis n'importe quel poste de travail disposant d'une connexion Internet.
- Un mode de travail plus durable grâce à une réduction considérable de l'utilisation des documents papier.
- Une réduction de la consommation de papier permet de réaliser des économies.
- Retrouver plus rapidement les informations, grâce à l'indexation intelligente.
- Les collègues n'ont plus besoin de quitter leur poste de travail pour imprimer des documents puis les classer manuellement (gain de temps).
L'avenir
Ce projet de transformation numérique a débuté par la numérisation sécurisée des dossiers de vente. Le processus relatif aux dossiers d'achat a ensuite été pris en charge. Actuellement, un processus de travail numérique est mis en place en collaboration avec OneXillium afin d'améliorer l'efficacité en matière de certificats. « Tout ce que nous fabriquons et/ou livrons fait l’objet de certificats. En effet, Klinger Nederland B.V. est certifiée NEN-EN-ISO 9001:2015, NEN-EN-ISO 14001:2015 et VCA. Nous devons toujours être en mesure de prouver que nos produits ont été testés conformément aux exigences en vigueur. En cas de questions de la part des clients, notre service logistique doit donc imprimer les certificats correspondants et les joindre à la commande. En associant numériquement tous ces certificats à nos produits et services via Xtendis, les clients pourront à l'avenir télécharger les certificats concernés via leur propre portail client. Cela signifie plus de transparence pour les clients, plus de facilité pour nous et un gain de temps pour tout le monde », conclut Hans.
À propos de Klinger Nederland B.V.
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