Tout le courrier, qu’il soit analogique ou numérique, entrant ou sortant, est numérisé ou importé directement dans la plateforme d’orchestration numérique. Le logiciel reconnaît les données à enregistrer sur le document et effectue également des vérifications sur les données reconnues. Prenons par exemple les coordonnées. L’employé se connecte à la Plateforme d’orchestration numérique et valide le document numérique, quel que soit son poste de travail. En fonction du type de dossier ou de document reconnu, le document, y compris les données vérifiées, sera automatiquement acheminé vers l’application cible appropriée. Le document est ainsi enregistré dans le système approprié. Le processus de travail numérique offre également la possibilité de consulter un expert spécialisé si nécessaire. Le traitement du courrier à la municipalité de Zwolle se déroule ainsi de manière très efficace.
La plateforme Kofax TotalAgility (KTA) est utilisée pour la mise en place de la plateforme d'orchestration numérique. Ce logiciel intelligent offre la flexibilité nécessaire pour configurer les étapes de processus souhaitées et aide les collaborateurs grâce à la reconnaissance automatique des documents. C'est dans l'environnement applicatif complexe de la commune de Zwolle que la plateforme d'orchestration numérique prend tout son sens.
L'ensemble du processus postal nécessite désormais moins d'étapes et offre un meilleur service à l'organisation interne.
